ERP-Integration (Logo, Mikro, SAP): Kraftstoffdaten mit der Buchhaltung in Einklang bringen
Die Kraftstoffautomatisierung erzeugt korrekte Daten; doch solange diese Daten nicht mit dem ERP kommunizieren, bleiben Buchhaltung und Baustelle getrennt. Wir erläutern, was die Integration löst und wie sie den Abgleich automatisiert.
Die Kraftstoffautomatisierung erzeugt auf der Baustelle korrekte Echtzeitdaten: welches Fahrzeug wie viel erhalten hat, was in den Tank ein- und was ausgegangen ist. Wenn diese Daten jedoch nicht mit dem Buchhaltungssystem kommunizieren, bleibt die Baustelle an einem Ort und die Buchhaltung an einem anderen. Die Brücke dazwischen ist die ERP-Integration. Dieser Leitfaden behandelt, wie Kraftstoffdaten mit ERP-Systemen wie Logo, Mikro, Netsis und SAP in Einklang gebracht werden und was dies löst.
Was passiert ohne Integration?
- Doppelte Dateneingabe: Die Baustellendaten stehen an einem Ort, der Buchhaltungseintrag wird an einem anderen manuell erfasst; Fehler und Doppelungen sind unvermeidlich.
- Abgleichaufwand: Der in den Tank gelieferte Kraftstoff und die Rechnungen, der Fahrzeugverbrauch und die Kosten werden manuell verglichen; das kostet Zeit und stimmt nicht überein.
- Verzögerte Sichtbarkeit: Die Buchhaltung sieht die Realität auf der Baustelle erst am Monatsende.
Was löst die Integration?
Automatischer Abgleich
Der in den Tank gelieferte Kraftstoff (Wareneingang), der ausgegebene Kraftstoff (Betankung) und deren Kosten werden mit dem ERP abgeglichen. Der Abgleich mit der Buchhaltung erfolgt nicht manuell, sondern automatisch.
Eine einzige Datenquelle
Baustelle und Buchhaltung werden aus derselben verlässlichen Quelle gespeist. Doppeleingaben und Inkonsistenzen entfallen.
Kostenrechnung
Der Kraftstoffverbrauch pro Fahrzeug, Maschine oder Kostenstelle fließt direkt in die Buchhaltung ein. Die tatsächlichen Kosten werden sichtbar.
Vorbereitung auf die Prüfung
Abgeglichene und nachvollziehbare Aufzeichnungen erleichtern Prüfungs- und Reportingprozesse.
Wie wird sie eingerichtet?
Die Integration erfolgt in der Regel API-basiert oder auf Datei-/Datensatzebene. Typischer Ablauf:
- Bedarfs- und Feldzuordnung: Es wird festgelegt, welche Daten (Wareneingang, Betankung, Kostenstelle) in welche Felder des ERP geschrieben werden.
- Einrichtung der Verbindung: Die Verbindung wird entsprechend der Integrationsmethode des jeweiligen ERP konfiguriert.
- Konzeption des Abgleichs: Es wird definiert, wie und in welcher Häufigkeit der Ein-/Ausgangs- und Kostenabgleich erfolgt.
- Test und Inbetriebnahme: Anhand von Beispielbuchungen wird eine Validierung durchgeführt, anschließend erfolgt die Live-Schaltung.
Fazit
Die von der Kraftstoffautomatisierung erzeugten korrekten Daten entfalten ihren vollen Wert erst dann, wenn sie mit der Buchhaltung in Einklang stehen. Die Integration mit ERP-Systemen wie Logo, Mikro, Netsis und SAP beseitigt Doppeleingaben, Abgleichaufwand und verzögerte Sichtbarkeit. Wenn Baustelle und Buchhaltung dieselbe Realität teilen, wird Kraftstoff sowohl richtig verwaltet als auch richtig verbucht.
