Vaka Çalışması: Lojistik Filosunda Talep Onaylı Yakıt Otomasyonu (Vega-Trans Lojistik A.Ş.)
57 çekicilik bir filo, 20.000 litrelik tek tank ve çiftli pompa üzerinden günde ~12.500 litre yakıt alıyordu; hepsi tutanakla. Parmak izi eşleştirmesi, Arvento entegrasyonu ve özel geliştirilen ön onaylı talep sistemiyle kurulan otomasyonu anlatıyoruz.
Lojistik sektöründe yakıt, işletme giderlerinin en büyük ve en oynak kalemidir. Nakliye şirketinin kârı çoğu zaman litre başına kuruşlarla belirlenir; bu yüzden yakıtın nereye, ne zaman ve ne kadar gittiğini bilmek muhasebe değil, doğrudan bir kârlılık meselesidir. Bu vaka çalışması, Vega-Trans Lojistik A.Ş. filosunda kurulan otomasyonu ve müşteriye özel geliştirilen talep sistemini ele alıyor.
Proje künyesi
| Bileşen | Değer |
|---|---|
| Filo | 57 çekici (standart rotalar) |
| Sabit yakıt tankı | 20.000 litre (20 ton) |
| Akaryakıt pompası | 1 adet çiftli pompa |
| İkmal noktası | Şantiye içi tek nokta |
Rakamlarla operasyon ölçeği
| Dönem | Hacim |
|---|---|
| Günlük ortalama | ~12.500 litre |
| Aylık (30 gün) | ~375.000 litre |
| Yıllık (365 gün) | ~4,5 milyon litre |
20.000 litrelik tank, günlük tüketimin yaklaşık 1,6 günlük karşılığıdır. Yani depo neredeyse her iki günde bir dolmakta ve boşalmaktadır; bu devir hızında stok mutabakatının gecikmesi, kaybı fark etme süresini de geciktirir.
Zorluklar
Sistem kurulmadan önce bu hacmin tamamı elle, tutanakla takip ediliyordu.
- Gün sonu derlemesi. Hangi araca ne zaman ve ne kadar yakıt verildiği ancak gün sonunda kâğıt üzerinden toplanabiliyordu.
- Saatler süren mutabakat. Tank seviyesi ile dolum kayıtları arasındaki fark, her seferinde bir sorgulama konusuna dönüşüyordu.
- Hatalı kilometre, hatalı ortalama. Rotaları standart olan bir filoda tüketim sapması en güvenilir denetim göstergesidir. Ancak kilometre elle girildiği için litre/100 km ortalamaları hatalı çıkıyor; operasyonel kaçaklar ile gerçek rota koşullarından kaynaklanan farklar birbirinden ayrılamıyordu.
- Üst limitsiz pompa. Pompa herhangi bir sınır tanımadan çalıştığı için, planlanandan fazla dolum yapılmasının önünde teknik bir engel yoktu.
Kurulan çözüm
1. Şantiye otomasyon sistemi
20.000 litrelik tank seviye takibine alındı, çiftli pompa kontrol ünitesi üzerinden otomasyona bağlandı. Her dolum; araç, sürücü, miktar ve zaman bilgisiyle otomatik kaydediliyor.
2. Merkez yönetim sistemi
Tüm yakıt alımları ve stok hareketleri anlık olarak tek merkeze aktarıldı. Depo stoğu ile dolum toplamı sürekli mutabık hâle geldi; manuel mutabakat süreçleri tamamen sona erdi.
3. RFID + biyometrik kimlik doğrulama
Araçlara RFID anahtarlık tanımlandı, sürücüler parmak izi ile sisteme kaydedilerek araçlarıyla eşleştirildi. Sürücü parmak izini okutmadan ve sistem RFID anahtarlıkla eşleşmeyi doğrulamadan pompa çalışmıyor. Böylece her dolum, doğrulanmış bir araç–sürücü çiftine bağlanıyor.
Özel geliştirme: Ön onaylı talep sistemi
Projenin ayırt edici bileşeni, müşterinin talebi üzerine geliştirilen talep modülüdür. İşleyişi basittir:
- Sürücü veya lojistik merkezi, dolum öncesinde sisteme bir yakıt talebi açar.
- Talep onaylanır ve onaylanan litre miktarı pompaya tanımlanır.
- Pompa yalnızca önden onaylanan litre kadar yakıt verir.
- Sistemde onaylı bir talep yoksa pompa yakıt alımına tamamen kapalı kalır.
Bu yapı, kontrolü kayıt sonrası denetimden kayıt öncesi izne taşır. Klasik otomasyonda fazla dolum sonradan raporda görülür; burada plan dışı dolum teknik olarak gerçekleşemez. Suistimalin önü kapandığı gibi, planlama disiplini de sahaya yerleşir: her dolum bir talebe, her talep bir sefere bağlanır.
Arvento entegrasyonu: canlı kilometre
Kilometre bilgisi elle girilmek yerine, Arvento araç takip sistemi entegrasyonuyla doğrudan araçtan canlı olarak okunuyor. Bu detay, tüketim analizinin doğruluğunu tek başına belirler: elle girilen tek hatalı kilometre değeri, o aracın aylık ortalamasını anlamsız kılar.
Net dolum miktarı ile canlı odometre verisi birleştiği için her aracın litre/100 km ortalaması hatasız hesaplanıyor ve rota bazında karşılaştırılabiliyor. Rotaları standart olan bir filoda bu, en güçlü denetim aracıdır: aynı hattı süren iki çekici arasındaki kalıcı fark artık ölçülebilir bir sapmadır.
Sağlanan değer
- Anlık depo stok ve dolum takibi sayesinde manuel mutabakat süreçleri tamamen sona erdi.
- Canlı kilometre ve net dolum verisi birleştirilerek her aracın tam tüketim ortalaması (litre/100 km) hatasız çıkarıldı.
- Ön onaylı talep sistemi sayesinde plan dışı dolumlar ve operasyonel kaçaklar teknik olarak engellendi.
- Her dolum, doğrulanmış araç–sürücü çiftine bağlandı; tanımsız araç ve yetkisiz kullanıcı yakıt alamıyor.
Sonuç
Vega-Trans projesi, standart otomasyonun üzerine müşteriye özel bir iş kuralı eklendiğinde ortaya çıkan farkı gösteriyor. Tank seviye takibi, pompa kontrolü ve kimlik doğrulama sahayı görünür kılar; ön onaylı talep sistemi ise görünürlüğü doğrudan yetkiye çevirir. Arvento entegrasyonuyla gelen canlı kilometre verisi de bu yapıyı ölçülebilir hâle getirir. Sonuçta günde ~12.500 litrelik bir operasyon, tek bir merkezden şeffaf, mutabık ve denetlenebilir biçimde yönetilir.
